Capítulo 4 ADMINISTRAÇÃO INTRODUTÓRIA

AS EMPRESAS

Dentre as criações do homem, a invenção mais complexa e maravilhosa é, sem qualquer dúvida, a empresa. Cada empresa constitui uma criação particular, uma invenção especifica, pois cada empresa tem as suas próprias características, seus recursos, seus objetivos etc. A empresa é uma organização social que utiliza recursos a fim de atingir determinados objetivos. É uma organização social por ser uma associação de pessoas que trabalham em conjunto para exploração de algum negócio.

As empresas bem-sucedidas tendem a sobreviver e a crescer. O crescimento provoca aumento de tamanho e, consequentemente, de complexibilidade. As empresas precisam ser administradas para serem bem-sucedidas. E à medida que ela cresce a sua administração se torna ainda mais complicada, pois a concorrência desta empresa será mais acirrada e necessita implantar qualidade nos serviços executados. A administração das empresas é uma preocupação recente na história da humanidade, pois foi recentemente que as empresas atingiram um tamanho razoável que exige uma administração mais complexa.

A administração é tornar organizada, todas as funções necessárias dentro de uma empresa para alcançar o desejado de todos que é aumento da qualidade tanto no atendimento como no aumento da clientela, e obviamente aumento dos lucros e diminuição dos custos de produção e comercialização.

OBJETIVO DA ADMINISTRAÇÃO

A administração tem dois objetivos principais: eficiência e eficácia às empresas. A eficiência se refere aos meios: os métodos, processos, regras e regulamentos sobre como as coisas devem ser feitas na empresa, a fim de que os recursos sejam adequadamente utilizados. A eficácia se refere aos fins: os objetivos e resultados a serem alcançados pela empresa. Obviamente, cada empresa tem os seus próprios objetivos.

A tarefa da administração consiste em interpretar os objetivos proposto pela empresa e estabelecer as maneiras de alcançá-los através da ação administrativa. A ação administrativa é desdobrada em previsão, planejamento, organização, direção e controle, que constituem as funções administrativas.

AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO

Previsão corresponde à fixação de metas, objetivos e prazos gerais. A administração geral para efetuar analise futuras, precisa realizar um controle orçamentário, fluxos de caixas, e nada melhor para identificar esta função, ou seja, prevenir quaisquer gastos para buscar arrecadações ou mesmo parcelamento nos prazos. Esta função é muito ligada a princípios de conservadorismo, onde o administrador é melhor prevenir maior os gastos do que a receita, devido se acontecer algum descontrole no caixa da empresa a possibilidade de rever rápido e não despender de custos altíssimo em juros de capital de terceiros.

planejamento, refere-se à parte prática e executiva da previsão e consiste na consolidação da previsão em planos e programas.

organização, corresponde a criação e disposição dentro da empresa de diversos setores, departamentos, seções ou divisões internas, e atribuição das diversas funções que cada um desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico.

Coordenação, refere-se à articulação das diversas atividades num conjunto em que umas complementem as outras.

controle, tem como função garantir o cumprimento dos planos e programas estabelecidos, bem como corrigir os eventuais desvios de orientação.

PRINCÍPIOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO

A administração não é uma ciência exata. Ela não pode se basear em leis rígidas. Ao contrário, ela precisa se basear em princípios gerais e flexíveis, capazes de serem aplicados a situações diferentes. Os princípios são condições ou normas dentro das quais o processo administrativo deve ser aplicado e desenvolvido. No fundo, os princípios são regras ou receitas de comportamento que o administrador deve adotar em todas as situações que enfrenta na empresa.

Os princípios gerais de administração fundamentais são os seguintes:

1º) Principio da divisão do trabalho e da especialização

Todo trabalho deve ser dividido a fim de permitir a especialização das pessoas em alguma atividade. Por este principio, toda pessoa deve preencher uma só função. A especialização provoca divisão do trabalho e, consequentemente, uma especialização das tarefas, ou seja, a heterogeneidade dentro da empresa. Sabemos que hoje as empresas pregam mudanças neste principio, pois todos os funcionários devem conhecer tudo um pouco, passar por todos os setores, os maiores administradores concordam com isso, mas não se pode perder a especialização do seu maior conhecimento porque é desta pessoa que se desembaraça todos os problemas que surgir no determinado setor.

2º) Principio da Autoridade e Responsabilidade

Autoridade é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência, que são indispensáveis à atividade administrativa. A autoridade emana do superior para o subordinado, enquanto a responsabilidade emana do subordinado para o superior. A autoridade (frente aos subordinados) deve corresponder à responsabilidade (frente ao superior) e vice-versa. Ambas devem ser equivalentes e balanceadas. O enunciado deste principio é de que deve haver uma linha de autoridade e de responsabilidade claramente definida, conhecida e reconhecida por todos, desde o topo até a base da organização empresarial.

3º) Principio da hierarquia ou cadeia escolar

A hierarquia representa o volume de autoridade e responsabilidade de cada pessoa ou órgão na empresa. À medida que se sobe na escala hierárquica aumenta o volume de autoridade e de responsabilidade. Quanto maior a empresa, maior o número de níveis hierárquicos. Normalmente, a organização de uma empresa representa uma cadeia de níveis hierárquicos sobrepostos, formando uma pirâmide, tendo a direção (nível decisória) no topo, os executores (nível operacional) na base e nos níveis intermediários as demais camadas de cargos ou órgãos (nível intermediário).

4º) Principio da unidade de comando

Cada pessoa deve subordinar-se a um e somente um único superior. É o principio da autoridade única, que procura evitar confusão ou duplicidade de ordens. Cada subordinado deve ter apenas um responsável.

5º) Principio da amplitude administrativa

É o inverso do principio anterior. Cada superior deve ter uma quantidade adequada de subordinados, ou seja, um número adequado de pessoas para dirigir.

6º) Principio da definição

A autoridade, a responsabilidade, os deveres de cada pessoa ou de cada órgão, bem como suas relações com outras pessoas ou órgãos, devem ser definidos previamente por escrito e comunicados a todos.

RECURSOS ADMINISTRATIVOS

As empresas são unidades sociais dotadas de recursos para o alcance de objetivos. Para os economistas, as empresas visam a produção de alguma coisa através da reunião de fatores de produção, a saber: a natureza, o capital e o trabalho. Na realidade, os fatores de produção podem ser denominados recursos empresariais. Os recursos empresariais são meios através dos quais a empresa realiza suas atividade para atingir seus objetivos. Existem cinco tipos diferentes de recursos empresariais.

Recursos Materiais, que correspondem ao fator de produção 'natureza'(como prédios, edifícios, máquinas, equipamentos, instalações, matérias-primas etc.).

Recursos Financeiros, que correspondem ao fator de produção 'capital'(como o próprio capital, fluxo de caixa, faturamento etc).

Recursos Humanos, que correspondem ao fator de produção 'trabalho'(as pessoas da empresa, como diretores, gerentes, chefes, supervisores, funcionários e operários).

Recursos Mercadológicos, que não têm nenhum fator de produção correspondente (como vendas, a promoção, a propaganda, a distribuição de produtos etc).

Recursos Administrativos, que correspondem ao fator de produção 'empresa', cuja finalidade é integrar e coordenar todos os demais recursos empresariais.

GRÁFICO OS RECURSOS EMPRESARIAIS

Empresa – Administrativos - Administração geral

Natureza – Materiais - Administração da produção

Capital – Financeiros - Administração financeira

Trabalho – Humanos - Administração de Pessoa

Mercado – Mercadológicos - Administração de Vendas

Assim, em toda empresa existem cinco funções essenciais, cada qual administrando um tipo específico de recursos empresarial, a saber:

Funções Técnicas, relacionadas com a administração dos recursos materiais, isto é, relacionadas com a produção de bens ou com a prestação de serviços da empresa. São as funções ligadas à fabricação dos produtos ou à realização dos serviços prestados pela empresa.

Funções Comerciais, relacionadas com a administração dos recursos mercadológicos da empresa, isto é, relacionadas com a venda ou comercialização dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. São as funções de relacionamento da empresa com seu mercado.

Funções Financeiras, relacionadas com a administração dos recursos financeiros da empresa, isto é, com a busca e gestão do capital.

Funções Humanas, relacionadas com a administração dos recursos humanos da empresa, isto é, com o seu pessoal, desde o presidente até o operário.

Funções Administrativas, relacionadas com a integração e sincronização de todos os recursos empresariais, isto é, com a administração de cúpula de todas as demais funções essenciais da empresa.

GRÁFICO QUE DEMONSTRA A OPERACIONALIDADE DE CADA FUNÇÃO:

Funções Administrativas – Organização; Planejamento; Direção e Controle

Funções Técnicas - Produção de Bens ou Serviços

Funções Comerciais - Vendas e Comercialização

Funções Financeiras - Capital e Finanças

Funções Humanas - Pessoal

PROCESSO ADMINISTRATIVO

Embora seja basicamente sequencial, o processo administrativo de planejamento, organizacional, direção e controladoria, pode ter suas etapas invertidas ou feitas simultaneamente.

GRÁFICO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

Direção; Controle; Organização; Previsão e Planejamento