Capítulo 3 PROGRAMA D'OLHO

A VERSÃO DOS CINCO "Ss" REPRESENTADO PELO "D' O L H O"

Aversão dos cinco "Ss" representado pelo D O L H O, não diferencia em nada da versão original, só faz com que nos lembramos de uma maneira mais fácil as orientações desta ferramenta, pois estando D'OLHO na implantação estaremos D'OLHO em nós mesmo. Observe como fica o quadro:

LEGENDA

D

O

L

H

O

D'OLHO

DESCARTE

ORDENAÇÃO

LIMPEZA

HIGIENE

ORDEM DISCIPLINAR

SIGNIFICADO

Separar o necessário do desnecessário

Arrumar, organizar

Limpar

Manter o local limpo e higiênico, praticando os 3S iniciais

Disciplina

OS CINCO "Ss" E A DIGNIDADE HUMANA

O "Programa cinco S" propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam transformar o ambiente de trabalho. Ao fazer isso, entretanto, transforma a atitude das pessoas em relação a esse ambiente, aos seus colegas e a si mesmas.

Parece exagero, mas não é. O "Programa cinco S" é mais do que uma ferramenta administrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperação de práticas e valores frequentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos.

De fato, as atitudes sugeridas pelo "Programa cinco S" parecem óbvias. Todos concordam que um ambiente desentulhado de coisas é mais agradável do que um local entupido de tralhas que mal sabemos para que servem. Ninguém questiona ser mais fácil trabalhar em um ambiente bem arrumado, do que em meio à bagunça. É claro que um lugar limpo é muito melhor do que um outro cheio de lixo e sujeira.

Nós sabemos perfeitamente que atitudes como essas, antigamente chamadas "virtuosas", tornam a vida mais agradável, mais saudável, mais produtiva. Apenas nos esquecemos disso. Ou achamos que o local onde trabalhamos "não merece" o nosso esforço nesse sentido, talvez por pensarmos que "esse não é nosso trabalho".

Por esse motivo, o "Programa cinco S" foi concebido para ser aplicado também fora do ambiente de trabalho.

Ele propõe que façamos uma reflexão sobre a nossa vida, sobre o modo como nos comportamos com relação a nós mesmos, aos nossos parentes, amigos, vizinhos, colegas de trabalho. Em relação à nossa casa, nossa rua, nosso bairro, nossa cidade, nosso país.

Em resumo, o "Programa cinco S" questiona a nossa situação enquanto cidadãos, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrática, onde cada indivíduo tem direitos e obrigações e deve esforçar-se para cumprir estas e fazer valer aqueles.

O "Programa cinco S" pode ser o primeiro passo para que reconquistemos mais um "Ss" – o Senso da dignidade humana, através do qual atingimos também o senso da alegria, o sendo da beleza, o sentido de ser gente, e sem o qual jamais conseguiremos perceber a necessidade de vivermos numa sociedade igualitária e harmoniosa.

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA CINCO "S'

Manual e material de apoio para implantação do método cinco "Ss"

Manual para implantação do método cinco "S'

Cartilha do Cinco "Ss"

Material de apoio para a aplicação do método cinco "Ss"

Pegar exemplos de outras empresas que aplicaram o método cinco "Ss"

Planilha de Acompanhamento da aplicação do método cinco "Ss"

CRIAÇÃO E COMPOSIÇÃO DO COMITÊ

Os integrantes do Comitê serão indicados pelos responsáveis pelas entidades que fazem parte da localidade onde se pretende efetuar a implantação do Método e atuarão como facilitador ou multiplicador, sendo também responsáveis pelo treinamento das demais pessoas que farão parte do movimento.

Facilitador - é o disseminador de conteúdo e deverá exercer o papel de consultor durante a implantação do método.

Multiplicador – é o responsável pela multiplicação de um assunto específico da Qualidade para todas as pessoas que estejam envolvidas no processo de implantação.

Poderão integrar o Comitê pessoas com conhecimento em diversas áreas (Ex: médicos, dentistas, religiosos, professores, marceneiros, mecânicos, encanador, eletricistas, ambientalistas, etc.), com o objetivo de facilitar a movimentação das pessoas e a execução das tarefas.

Depois de definido a composição do Comitê, inclusive da equipe de apoio, o Comitê irá se dedicar ao planejamento de atividades até o dia da implantação , bem como pré-agendar os passos seguintes.

Esses passos deverão estar dispostos numa planilha de maneira que seja estabelecido um cronograma a ser seguido pelo Comitê, onde conterá, além do prazo, o responsável pela ação.

PERFIL E ATRIBUIÇÕES DO COORDENADOR

Perfil

Amplo conhecimento da empresa, do departamento, em si onde será implantado o projeto cinco "Ss";

Respeitado, tanto pessoal quanto tecnicamente na empresa, no departamento em si onde será implantado o projeto cinco "Ss";

Conhecimento e interesse por assuntos relacionados à qualidade.

Livre acesso a direção da empresa, são os líderes que comanda os departamentos ou nos demais setores que serão implantado o projeto cinco "Ss".

Boa comunicação, credibilidade;

Disponibilidade para aprender;

Noções técnicas de didática.

Atribuições:

Propor o plano de implantação do método;

Exercer a coordenação geral da implantação do método;

Responsável pela disseminação dos conceitos do método;

Monitorar e avaliar toda implantação do método;

Elaborar o orçamento da implantação;

Elaborar o balanço da implantação.

PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES

MAPEAMENTO DAS ÁREAS

O local a ser implantado o Método Cinco "Ss", deverá ser analisado, de modo a facilitar não apenas o desenvolvimento das ações do Comitê, como também a comunicação entre o Comitê e as demais pessoas envolvidas. A análise deverá obedecer a critérios que contemplem todos os pontos à serem atingidos pela implantação como um todo.

SENSIBILIZAÇÃO Cinco "Ss" (Multiplicação dos conceitos do Método)

A multiplicação deverá ser levada a efeito pelo Comitê, através da apresentação dos conceitos do Método e do seu cronograma de implantação, com informações detalhadas sobre cada conceito e o "Dia D", ressaltando sua importância para a prática dos demais "Ss", além de orientações de como cada pessoa poderá colaborar do processo.

É importante que a composição do grupo para a sensibilização seja heterogênea, procurando uma interação entre as pessoas que integram a localidade.

A carga horária sugerida para o treinamento é de 7(sete) horas. O Comitê deverá adequar o tempo à realidade da localidade.

O treinamento deverá valer-se de recursos didáticos variados e criativos e o local das palestras deve ser agradável e confortável.

Durante o treinamento, o multiplicador deverá solicitar voluntários para as funções de força-tarefa e de representantes dos diversos segmentos que compõem a ação e identificar outros participantes que tenham perfil adequado à execução de atividades na área da qualidade.

Para um maior envolvimento, recomenda-se que os convites para a palestra e o evento sejam feitos individualmente, através de visitas por parte do Comitê.

DEFINIÇÃO DOS REPRESENTANTES DOS SEGMENTOS DIVERSOS E DA FORÇA-TAREFA

O Comitê definirá, formalmente, os nomes dos Representantes dos segmentos diversos, e daqueles que comporão a Força-Tarefa, escolhendo, dentre os voluntários, os que possuam o perfil adequado para cada atividade.

Recomenda-se que, antes da formalização, cada pessoa seja contatada para confirmação da sua disponibilidade em participar, esclarecendo qual será sua função no processo, considerando-se que poderá haver desistência por motivos diversos.

Observação: Sugere-se o número de integrantes da Força-Tarefa na base de 1 para cada 10 participantes.

FORÇA TAREFA

São os funcionários que comandarão a evolução do trabalho nos setores em evidência, serão aqueles que participarão de reuniões e comando nas tomadas de decisões para o bom andamento do projeto e manutenção por muito tempo do projeto na empresa ou mesmo nos setores individualizados.

REUNIÃO DE AVALIAÇÃO DO PROCESSO

É importante que o Coordenador do Comitê reuni com a Comissão dos Responsáveis pelos diversos segmentos que compõem a localidade, para relatar as atividades planejadas, apresentar os próximos passos e discutir as dificuldades encontradas.

Recomenda-se que as reuniões sejam pautadas para agilizar os trabalhos e evitar perda de tempo. Todas as decisões devem ser registradas em ata.

Sugere-se realizar estas reuniões após a conclusão de cada três ou quatro passos do processo, permitindo, desse modo, dar consistência ao andamento da implantação e manter o Comitê e a Comissão de Representantes sempre atualizados.

LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES

O Comitê deverá elaborar planilhas para serem utilizadas pelos participantes , cujo preenchimento deverá ser orientado pelo representante dos segmentos :

"Planilha de Solicitação de Material"- discriminar e quantificar os produtos necessários para limpeza e organização de cada local;

"Planilha de Descrição de Melhorias"- discriminar as necessidades relativas à manutenção , aquisições modificação de layout, construções, etc.

Toda a documentação deverá ter um padrão uniforme, para facilitar o manuseio e a elaboração dos relatórios.

DOCUMENTAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL

Consiste em fotografar os locais alvos da ação de implantação do Método: salas, jardim, ruas, praças, prédios , etc. A concordância, bem como a aceitação por parte daqueles que frequentam o local é imprescindível para o resultado final, para tanto se faz necessário os esclarecimentos do objetivo das fotos e a orientação quanto ao melhor ângulo.

Recomenda-se evitar fotografar pessoas e objetos pessoais para não causar constrangimento.

MONTAGEM DO QUADRO DE FOTOS

As fotos deverão ser colocadas de modo a permitir a inclusão das outras que registrarão as melhorias da ação do "Dia D" e durante o processo de implantação.

O quadro deverá ser afixado no próprio local fotografado, em lugar visível, de modo que todos possam acompanhar as mudanças que estiverem sendo efetuadas.

A montagem das fotos deve ficar a cargo de pessoa da localidade ou segmento que tiver melhor habilidade para a organização.

Recomenda-se não afixar o quadro em local que possa causar constrangimentos.

SELEÇÃO DE AÇÕES VIÁVEIS

O Comitê deverá, juntamente com os Representantes dos segmentos, analisar os pedidos descritos nas planilhas de solicitação de melhorias, selecionando e priorizando aquelas que poderão ser executadas no próprio "Dia D" e estabelecer uma pauta de reuniões, com os responsáveis pelos segmentos, para as demais que serão analisadas e executadas no decorrer da implantação do Método.

FEED-BACK PARA AS AÇÕES NÃO-VIÁVEIS

Após analisar as ações que não poderão ser executadas a médio e longo prazo, no decorrer da implantação, o Comitê deverá estar atento as justificativas das possíveis negativas, de modo não frustrar os participantes quanto ao processo de melhorias e também para que não traga prejuízos na continuidade da implantação do Método Cinco "Ss".

SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS

Os materiais solicitados para utilização, principalmente no "Dia D", suas quantidades e especificações, deverão constar de listagem única, que servirá para orientar o Pedido de Compra.

A base do Método Cinco "Ss" é estimular o trabalho em equipe e a integração e interação entre as pessoas. Portanto, ao analisar os materiais solicitados, recomenda-se atentar para os pedidos comuns e orientar a troca entre os segmentos.

COMPRA DE MATERIAIS

A compra de materiais deve seguir os trâmites de fluxo de caixa dos diversos seguimentos envolvidos. Para tanto, o Comitê deverá viabilizar o pedido com antecedência para que na data estipulada, todo material necessário tenha sido providenciado.

MONTAGEM DOS "KIT'S"

A montagem dos "Kit's" deverá seguir as planilhas de solicitação de materiais entregue pelos seguimentos. Na separação poderá se contar com os Representantes dos seguimentos e do pessoal da Força-Tarefa, sob a supervisão de um elemento do Comitê.

O acondicionamento dos materiais deverá ser, de preferência, em caixas identificadas.

DISTRIBUIÇÃO DOS "KIT'S"

De preferência, um dia antes do "Dia D".

DEFINIÇÃO DAS ÁREAS DE DESCARTE LOCAL

O Comitê e os Representantes dos seguimentos deverão definir os locais adequados para receber o material descartado, considerando a facilidade de acesso tanto para quem está descartando, quanto para a Força-Tarefa que será responsável pela transferência para a área de descarte global.

DEFINIÇÃO DA ÁREA DE DESCARTE GLOBAL

Também será definida pelo Comitê, juntamente com os Representantes dos seguimentos, o local onde serão agrupados os materiais descartados por toda a localidade.

Deve ser uns locais amplos, cobertos, seguro e que possa ser ocupado durante o período em que o Comitê estará procedendo à avaliação e contabilizando o total de materiais descartados, bem como decidindo o destino dos materiais inservíveis à localidade.

DISTRIBUIÇÃO DAS ATIVIDADES

O Comitê fará reunião com Representantes dos seguimentos e a Força-Tarefa, para definir as atribuições e apresentar as instruções operacionais, principalmente para o "Dia D".

DIA D

É o lançamento da implantação do Método Cinco "Ss" na localidade. Iniciando pela prática dos três primeiros "Ss". Até esta data, é necessária que o Comitê tenha cumprido e seguida com atenção toda à etapa.

Sugere-se uma cerimônia de abertura com a reunião de todas as pessoas da localidade envolvidas, incluindo-se a fala de um representante, esclarecendo o objetivo do dia e qual resultado se espera dessa ação.

Para que todos possam apreciar a movimentação e o processo de integração, pode-se programar uma reportagem, com filmagem e fotos, assim como uma festividade de encerramento do Dia D.

DOCUMENTAÇÃO DO "DEPOIS"

Consiste em fotografar os ambientes onde foram realizados o descarte e as melhorias efetuadas para que se possa comparar o aspecto com as fotos tiradas anteriormente.

Recomenda-se utilizar o mesmo ângulo das primeiras fotos para se ter clareza das mudanças ocorridas.

DIVULGAÇÃO DAS FOTOS

Utilizando o mesmo quadro das fotos tiradas antes do "Dia D", anexar as fotos do "Depois" e afixá-las nas localidades para que todos possam apreciar o trabalho realizado e o esforço conjunto.

CONTABILIZAÇÃO DO DESCARTE

O Comitê, juntamente com os Representantes dos seguimentos e a Força-Tarefa, serão os responsáveis por preparar o balanço do resultado da atividade.

Lixo e sucata devem ser pesados. Bens móveis devem ser relacionados e anotados os que foram disponibilizados para as organizações dentro da localidade.

Os materiais não aproveitados deverão ser relacionados e seu destino anotado (venda, doação, etc)

Sugere-se enriquecer o relatório com fotos ou filmagem para fins de registro e avaliação posterior.

PROMOÇÃO

Em conformidade com os objetivos estabelecidos pela Comissão composta por representantes dos diversos seguimentos da localidade, a implantação do Método Cinco "Ss" terá uma série de ações que serão concretizadas num período previamente determinado pela Comissão.

Após o lançamento da implantação do Método, com a realização do "Dia D", o Comitê deverá ter um plano de sustentação que acompanhará o desenvolvimento da prática dos demais "Ss" em toda localidade.

É recomendado que, até a data do lançamento, ou seja o "Dia D", seja feito um pré-lançamento com a criação de frases de efeito em forma de cartazes ou faixas, para serem veiculados com a antecedência de pelo menos 15 dias da data programada para o lançamento, divididos em períodos de 5 dias cada, chamando a atenção e convidando à participação.

Sugere-se também, a confecção de peças promocionais, contendo uma logomarca para o evento.

Pode-se promover um concurso para a escolha da logomarca.

As peças promocionais podem ser sacolas plásticas, botton, boné, camiseta, flanela, caneta, adesivo, selo, etc.

Também pode-se confeccionar manual de orientação (para os multiplicadores e representantes dos seguimentos contendo a metodologia do Cinco "Ss"), cartilhas para os demais participantes com os conceitos do Método Cinco "Ss".

DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS

Como parte da finalização da primeira etapa do processo de implantação do Método Cinco "Ss", sugere-se divulgar os resultados da contabilização do descarte, com uma cerimônia de confraternização, expondo as fotos, exibindo o filme, bem como divulgando os destaques e a dedicação na atuação conjunta de todas as pessoas participantes.

O Comitê será o responsável por organizar a divulgação, distribuindo, inclusive, relatório por escrito para a Comissão de Representantes dos seguimentos diversos e afixando em local de fácil acesso para o conhecimento dos demais envolvidos.

RECONHECIMENTO

O reconhecimento consiste em dar expressão aos resultados das avaliações que serão realizadas durante o processo de implantação, bem como no decorrer da implementação, ou seja, na aplicação dos demais "Ss".

Esse processo de reconhecimento e avaliação se fará em três momentos:

1)Auditoria Cinco "Ss" – manutenção do movimento;

2)Avaliação anual ou semestral do movimento;

3)Premiação.

O sistema de avaliação deve focar:

1)Comprometimento com o processo.

Resultados em função da aplicação dos Cinco "Ss".

Também deve avaliar:

Natureza e profundidade das mudanças de comportamento das pessoas;

A eficiência das informações proporcionadas aos participantes;

O resgate, a melhoria contínua e a internalização dos Cinco "Sensos",

A satisfação dos participantes, realização das atividades em equipe, colaboração e sugestões espontâneas, relacionamentos, etc.

A avaliação será feita em formulário padronizado, onde serão atribuídos pontos, na escala de 1 a 5, crescente de acordo com o grau de envolvimento na aplicação dos conceitos dos Cinco "Ss".

O objetivo da avaliação é educar para a busca da melhoria contínua e preparar o ambiente para os futuros passos da Qualidade Total.

Assim, os avaliadores deverão ter como enfoque prioritário a orientação e o aconselhamento às pessoas da localidade, incentivando-as à melhoria continua.

Também como incentivo à melhoria pode-se premiar o seguimento e/ou pessoas que se destacaram no decorrer do movimento, utilizando diplomas, medalhas ou troféus, de modo que haja um aperfeiçoamento constante.

E manter o programa em desenvolvimento mesmo mudando alguns funcionários, pois deverão colocar responsabilidades em todos, mesmo aqueles que não foram colocados como Força Tarefa, pois se um destes funcionários que compunha este laço do projeto sair da empresa, os que continuam fazendo parte do setor deverá assumir a ação de mantenedor do projeto e repassador para os novos funcionários que ali fazerem partes.

FORMAS PARA SE MONTAR A CARTILHA DO PROGRAMA CINCO "Ss"

A cartilha é um manual de apoio para todos os participantes terem como base para o seguimento e identificação do programa que está sendo implantado, com isso todos os membros terão de posse para acompanhar o trabalho e saber fazer tudo aquilo que se pede e deve-se fazer.

A cartilha deve constar diversos itens importantes como:

Empresa:

Neste momento identificará a empresa em evidência, comentando tudo o que ela presta de serviços ou produtividade e identificar tudo o que a empresa é, desde a sua montagem, diretoria, número de funcionários, localidade e etc.

Caso seja montado o programa cinco "Ss" em uma unidade ou departamento, identifica desde a sede até a unidade que está sendo desenvolvido o programa.

Método cinco "S':

Fará um comentário o que se pretende alcançar com a implantação deste programa na empresa ou unidade, identificando a finalidade do programa, suas metas a alcançar, departamento que envolverá o programa, caso seja todos, identificará um organograma geral da própria empresa, ou mesmo da unidade em evidência.

Origem do cinco "Ss":

Identificar que a origem se deu em 1950, logo após a guerra, quando o Japão foi destruído pela guerra e um idealizador Kaouru Ishikawa, montou este programa para tirar o pais da crise.

Objetivo Geral:

Fazer um comentário breve dos objetivos gerais que a empresa pretende alcançar com a implantação do programa cinco "Ss".

Objetivo Especifico:

Identificar detalhadamente qual o objetivo que a empresa pretende alcançar com o programa sendo implantado na devida empresa ou unidade.

Comentar o programa cinco "Ss":

Este programa tem o efeito de tornar o indivíduo, organizado, o seu local de trabalho ou de vida adequado, e tornar possível a criação de seres humanos mais dignos com qualidade de vida assídua, sendo compartilhada com toda a sociedade que vivem, desde a família até o ponto crucial que cada ser humano passa que o ambiente de trabalho. Para isso precisa-se identificar o que é cinco "Ss", ou seja, para o brasileiro a identificação do "Ss" é senso, e o que significa esta palavra? É a identificação das fazes que cada indivíduo terá que seguir para poder galgar o ponto mais auto do ser humano que é o sucesso.

É o momento que o homem descobre o seu valor e o seu limite, onde está o seu poder de fazer e receber, e também realizar a conduta favorável para o bem estar da natureza, pois cada qual fazer sua parte teremos um ambiente saudável e feliz.

Identificação dos Cinco "Ss":

O que é o senso de utilização?

Descartar tudo aquilo que não tem valor no devido local, ou seja, manter apenas aquilo que é necessário e adequado às atividades e o ambiente de trabalho.

Como praticar este método?

Verificar o que é útil e necessário;

Separar aquilo que não tem utilidade no setor;

Descartar o que não serve, disponibilizando para outros setores, caso necessite, se não necessitar doem ou vendem.

Qual é o resultado deste método?

Desocupa espaço;

Torna-se mais visível os materiais realmente utilizados;

Torna o ambiente mais claro contável e fácil de limpar;

Evita a compra desnecessária de materiais

Aumenta a produtividade;

Prepara o ambiente para iniciar a outra fase de implantação.

O que é o senso de ordenação?

Arrumar e ordenar aquilo que permaneceu no setor por ser considerado necessário.

Como pratica este método?

Analisar onde e como as coisas são guardadas;

Definir critérios para organizá-los;

Definir lugar e modo adequado de guardá-los;

Padronizar os nomes dos objetos guardados;

Criar um sistema de identificação visual;

Manter tudo em seus lugares após o uso.

Qual é o resultado deste método?

Racionaliza os espaços;

Facilita o acesso aos materiais e equipamentos reduzindo o tempo de busca;

Evita estoques em duplicidade;

Racionaliza a execução das tarefas;

Melhora o ambiente de trabalho, reduzindo o esforço físico e mental;

Prepara o ambiente para iniciar a outra fase de implantação.

O que é o senso de limpeza?

Deixar o local limpo e às máquinas e equipamentos em perfeito funcionamento.

Como pratica este método?

Fazer uma faxina geral;

Acionar regularmente o pessoal da limpeza;

Acionar regularmente o pessoal da manutenção;

Desenvolver habito de limpeza;

Limpar os objetos em uso antes de guardá-los.

Qual é o resultado deste método?

Conscientiza sobre a necessidade de manter o local de trabalho limpo e arrumado;

Criar um ambiente de trabalho saudável e agradável;

Melhora a imagem do setor, da instituição e indiretamente dos funcionários;

Incrementa a qualidade de vida na empresa;

Prepara o ambiente para iniciar a outra fase de implantação.

O que é o senso de Saúde?

Desenvolve a preocupação constante com a higiene em sentido amplo, tornando o local de trabalho saudável e adequado às tarefas desenvolvidas. .

Como pratica este método?

Praticar primeiramente os métodos anteriores;

Melhora as condições ambientais de trabalho;

Promover o respeito mútuo;

Cuidar sempre da saúde e higiene pessoal;

Criar um ambiente de trabalho harmonioso.

Qual é o resultado deste método?

Reduz acidentes;

Melhora a saúde geral dos funcionários;

Eleva o nível de satisfação dos funcionários;

Facilita a relação humana;

Divulga positivamente a imagem da empresa, do setor e principalmente dos funcionários;

Prepara o ambiente para iniciar a outra fase de implantação.

O que é o senso de Auto-displina?

Melhora constantemente, desenvolve a força de vontade, a criatividade e o senso crítico. Respeitar e cumprir o estabelecido.

Como pratica este método?

Disciplinar a pratica dos métodos anteriores;

Compartilhar objetivos;

Cumprir as rotinas com paciência e persistência;

Difundir regularmente conceitos e informações;

Incorporar os valores de avaliação e motivação;

Participar dos programas de treinamento.

Qual é o resultado deste método?

Elimina o controle autoritário e imediato;

Facilita a execução das tarefas;

Propicia resultados de acordo com o planejado;

Melhora os serviços e as relações humanas;

Prepara a instituição e os funcionários para o programa da qualidade mais abrangentes.

PLANILHA DE AVALIAÇÃO

Cada empresa juntamente com seu grupo de organizadores do programa, formam seu próprio método de avaliação e assessoramento na boa conduta do programa.